Zentraler Rechnungseingang der Hochschule Esslingen

Die Hochschule Esslingen ist als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in den zugelassenen elektronischen Rechnungsformaten XRechnung (alternativ auch: EN 16931 oder ZUGFeRD 2.0) anzunehmen.

Für Auftragnehmer ist die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen aktuell freiwillig.

Eine Verpflichtung des Rechnungsstellers zur E-Rechnung besteht erst ab dem 01.01.2022 (bei Rechnungen über 1.000 EUR ab dem 01.01.2026)

Auftragnehmer, die eine elektronische Rechnung an die Hochschule Esslingen stellen, senden diese per E-Mail mit der Rechnungsdatei in einem der zugelassenen Formate an e-rechnung@emails.hs-esslingen.de.

Ergänzend zur Rechnung können die rechnungsbegründenden Unterlagen in folgenden Formaten beigelegt werden:       

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Hinweis: Die Hochschule beteiligt sich nicht am zentralen Rechnungseingangs-Portal des Landes Baden-Württemberg (ZRE), weshalb keine Leitweg-ID benötigt wird. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an die oben genannte E-Mailadresse.

Häufig gestellte Fragen

Die folgende Zusammenstellung beantwortet die häufig gestellten Fragen zum Thema E-Rechnung.

Gibt es eine Pflicht, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu müssen?

Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist in Baden-Württemberg durch § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW) sowie durch die am 20. März 2020 im Gesetzblatt veröffentlichte E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) erfolgt.

Durch diese Regelungen werden alle Auftraggeber nach § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, für die die Vergabekammer BW zuständig ist (also auch die Hochschule Esslingen), ab 18. April 2020 zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen in einem der europäischen Norm 16931 entsprechenden Format (XML-Dokumente) ausgestellt wurden. Ausnahmen bestehen für Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten sowie für Bar- und Sofortzahlungen.

Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?

Eine elektronische Rechnung im Sinne des  E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (ERechVOBW) ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Werden Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen?

Rechnungssteller werden ab dem 1.1.2022 verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen. Diese Verpflichtung gilt zunächst nicht für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro.

Können Rechnungen im PDF-Format übermittelt werden?

Siehe Antwort zu Frage „Welche elektronischen Rechnungsformate werden akzeptiert?“

Welche elektronischen Rechnungsformate werden akzeptiert?

Neben dem von der deutschen Verwaltung entwickelten Standard XRechnung akzeptiert der Rechnungseingang der Hochschule Esslingen auch andere strukturierte Rechnungsformate, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 sind.

Hingegen können Rechnungen, die keine strukturierten Rechnungsdaten aufweisen, nicht akzeptiert werden. Dazu zählen insbesondere Rechnungen im PDF-Format, es sei denn, diese wurden im Format ZUGFeRD 2.0 erstellt.

Wie können Rechnungssteller ihre elektronische Rechnung in einem der zugelassenen Rechnungsformate erzeugen?

Grundsätzlich ist es den Rechnungsstellern überlassen, wie sie Rechnungen in einem der zugelassenen Rechnungsformate erzeugen. Nachdem die Einreichung elektronischer Rechnungen beim Bund ab 27. November 2020 verpflichtend wird, ist davon auszugehen, dass die von Rechnungsstellern eingesetzten Softwareprogramme um die Möglichkeit erweitert werden, elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder einem anderen zur Norm EN 16931 konformen Format zu erzeugen.

Wird eine Leitweg-ID benötigt, wie es beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) erforderlich ist?

Da die Rechnung direkt im Posteingang der Hochschule Esslingen eingeht, ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?

Elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, wie sie empfangen wurden, vgl. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein Ausdruck der Visualisierung genügt nicht.

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