Eine elektronische Rechnung im Sinne des E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (ERechVOBW) ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Elektronischer, zentraler Rechnungseingang
Ab dem 01.01.2022 ist die Hochschule Esslingen als öffentlicher Auftraggeber gesetzlich verpflichtet, bei einem Betrag ab 1.000€ netto ausschließlich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in den zugelassenen Rechnungsformaten (nach EN 16931, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0) zu akzeptieren.
Gerne können Sie der Hochschule Esslingen auch Rechnungen unter 1.000€ als E-Rechnung zukommen lassen.
Auftragnehmer, die eine elektronische Rechnung an die Hochschule Esslingen stellen, beachten bitte folgendes:
- Senden Sie die E-Rechnung per E-Mail an: e-rechnung[at]hs-esslingen.de
- Es werden ausschließlich die genannten Rechnungsformate in ihrer aktuellen Version angenommen
- senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail
- eine E-Mail darf nur eine Rechnung / Gutschrift enthalten
- Rechnungen dürfen nicht im E-Mail-Text enthalten sein, sondern nur als Anhang der E-Mail
- Im Betreff der E-Mail sowie in der Rechnung muss unsere Bestellnummer und die namentliche Erwähnung des Bestellers enthalten sein. Es kann die Rechnungsnummer enthalten sein.
Ergänzend zur Rechnung können die rechnungsbegründenden Unterlagen in folgenden Formaten beigelegt werden:
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Tabellendokumente (XLSX)
- OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
Hinweis: Die Hochschule beteiligt sich nicht am zentralen Rechnungseingangs-Portal des Landes Baden-Württemberg (ZRE), weshalb keine Leitweg-ID benötigt wird. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an die oben genannte E-Mailadresse.
Häufig gestellte Fragen
Die folgende Zusammenstellung beantwortet die häufig gestellten Fragen zum Thema E-Rechnung.
Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?
Welche elektronischen Rechnungsformate werden akzeptiert?
Neben dem von der deutschen Verwaltung entwickelten Standard XRechnung akzeptiert der Rechnungseingang der Hochschule Esslingen auch andere strukturierte Rechnungsformate, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 sind.
Rechnungen, die keine strukturierten Rechnungsdaten aufweisen, werden nicht akzeptiert (z.B. PDF-Format). Das PDF-Format wird nur akzeptiert, wenn es einen maschinenlesbaren Anhang hat (z.B.ZUGFeRD ab Version 2.0).
Weitere Informationen zu den Standardformaten finden Sie hier:
Werden Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen?
Rechnungssteller sind ab dem 01.01.2022 verpflichtet, ab einem Betrag von 1.000€ netto eine elektronische Rechnung einzureichen. Diese Betragsgrenze ist gesetzlich festgelegt und entfällt am 31.12.2025.
Können Rechnungen im PDF-Format übermittelt werden?
Bei Rechnungen über 1.000€ ist dies nicht möglich.
Bitte beachten Sie die Antwort zur Frage „Welche elektronischen Rechnungsformate werden akzeptiert?“
Wird eine Leitweg-ID benötigt, wie es beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) erforderlich ist?
Die Hochschule Esslingen nutzt als zentralen Rechnungseingang ausschließlich die oben genannte E-Mail-Adresse. Da die Rechnung direkt im Posteingang der Hochschule Esslingen eingeht, ist keine Leitweg-ID erforderlich.
Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?
Elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, wie sie empfangen wurden, vgl. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein Ausdruck der Visualisierung genügt nicht.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte anZahlstelle_es[at]hs-esslingen.de .
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