“Hallo, wie kann ich Ihnen helfen?” Auf vielen Websites wird man mittlerweile fröhlich winkend von einem Chatbot begrüßt. Vielleicht bald auch schon an unserer Hochschule? Tatsache ist: Beim Thema KI bewegt sich was! Nachdem das Rektorat kürzlich ein White Paper zum Umgang mit KI veröffentlicht und damit eine Grundlage für die allgemeine KI-Strategie der Hochschule geschaffen hat, nimmt die Etablierung von KI-Systemen in sämtlichen Bereichen von Lehre, Forschung und Weiterbildung erst richtig Fahrt auf.
KI@Campus, Folge 3
In Folge 3 der Reihe „KI@Campus“ sprechen wir mit Carla Lampson aus der Zentralen Studienberatung (ZSB). Die ZSB ist eine zentrale Anlaufstelle für Studieninteressierte und Studierende. Sie beantwortet allgemeine Fragen rund um das Studium in Esslingen – persönlich vor Ort, digital und in vielen Fällen auch per E-Mail. Dazu gehören organisatorische Auskünfte ebenso wie persönliche Beratung bei individuellen Anliegen. Fragen vor dem Studium und Unsicherheiten während der Studienzeit sind ganz normal: sei es bei der Studienorientierung, bei Fragen zur Studienorganisation, beim Lernen, in Prüfungsphasen oder bei persönlichen Herausforderungen. Als vertrauliche und professionelle Anlaufstelle begleitet die ZSB Studieninteressierte und Studierende von der ersten Orientierung bis zum Studienabschluss mit Information, Beratung und Coaching.
Die Auswertung der Beratungskontakte zeigt: Der Beratungsbedarf steigt, und viele Anfragen betreffen wiederkehrende Themen. Daraus entstand in der ZSB die Idee, Standardfragen künftig unterstützend durch einen KI-basierten Chatbot beantworten zu lassen. Ziel ist es, schneller erste Orientierung zu ermöglichen und zugleich mehr Raum für persönliche Beratung bei komplexeren Anliegen zu schaffen.
Frau Lampson, welche Fragen begegnen Ihnen in der ZSB besonders häufig?
Aus Sicht der ZSB drehen sich viele Anfragen um Orientierung vor dem Studium, Studienorganisation, Prüfungen und individuelle Studiensituationen.
Typische Fragen sind zum Beispiel:
• Wie läuft ein Studium an der Hochschule Esslingen im Allgemeinen ab?
• Wie kann ich mich intensiver mit den Inhalten einzelner Studiengänge auseinandersetzen, um eine gute Entscheidung zu treffen?
• Wie kann ich mich gut auf Prüfungen vorbereiten, und welche Lernstrategien helfen mir?
• Auch Fragen zu schwierigen Studienverläufen kommen häufig vor: Was kann ich tun, wenn ich Prüfungen nicht bestanden habe, eine Fristüberschreitung droht oder der Verlust des Prüfungsanspruchs im Raum steht?
• Oder: Was muss ich beachten, wenn ich den Studiengang wechseln oder von einer anderen Hochschule an die Hochschule Esslingen wechseln möchte?
Daneben gibt es persönliche Themen, etwa wenn private Belastungen das Studium erschweren. Wichtig ist: Nicht jede dieser Fragen eignet sich vollständig für eine KI-Antwort. Ein Chatbot kann erste Informationen geben und Orientierung schaffen. Sobald eine Situation komplexer, persönlicher oder belastender wird, muss klar auf die persönliche Beratung der ZSB oder auf andere zuständige Beratungsstellen verwiesen werden.
Bei welchen Anfragen kann ein Chatbot die ZSB sinnvoll unterstützen?
Die Beratungsanfragen variieren im Semesterverlauf stark. Vor und während der Prüfungsphase sind viele Anliegen deutlich komplexer und sollen häufig persönlich besprochen werden. Kurz vor Bewerbungsfristen wiederum kommen viele wiederkehrende Fragen auf, die sich mit einer gut gepflegten Wissensbasis gut vorbereiten und beantworten lassen. Gerade bei solchen Standardfragen kann ein Chatbot unterstützen: Er kann erste Informationen bündeln, Orientierung geben und auf die nächsten sinnvollen Schritte hinweisen. Nicht ersetzen kann er die persönliche Beratung. Bei komplexen Studienverläufen, Unsicherheit, Überforderung oder psychosozial belastenden Situationen bleibt die ZSB als persönliche Anlaufstelle zentral.
Wie kamen Sie auf die Idee eines Chatbots?
Unser Anspruch ist, alle Anliegen zügig, ausführlich und zuverlässig zu beantworten. Wir beantworten sehr viele Anfragen per E-Mail, und dabei fällt auf, dass sich bestimmte Fragen immer wiederholen. Gleichzeitig sehen wir, dass viele Studierende mit komplexen und herausfordernden Lebens- und Studiensituationen zu uns kommen. Diese Gespräche brauchen Zeit, Ruhe und persönliche Begleitung. Deshalb lag die Überlegung nahe: Standardfragen und erste Orientierung kann ein Chatbot gut unterstützen, damit mehr Zeit für die persönliche Beratung bleibt.
Welchen Nutzen haben Studierende und Hochschule von einem Chatbot?
Für Studierende und Studieninteressierte liegt der große Vorteil darin, dass sie unkompliziert, niedrigschwellig und rund um die Uhr erste Informationen erhalten können. Das ist besonders hilfreich für Personen, die nicht sofort eine E-Mail schreiben möchten, außerhalb der Öffnungszeiten suchen oder sich aus einer anderen Zeitzone informieren. Der Chatbot soll mehr leisten, als nur auf Webseiten zu verweisen. Er soll Informationen verständlich bündeln und erste Orientierung geben. Für die Hochschule und die ZSB bedeutet das: Wiederkehrende Standardfragen können effizienter beantwortet werden. Dadurch entsteht mehr Raum für persönliche Beratungen, insbesondere bei komplexen Anliegen, schwierigen Studienverläufen oder belastenden Situationen.
Wichtig ist uns aber: Der Chatbot ersetzt keine Beratung. Er ergänzt unser Angebot. Er soll so aufgebaut sein, dass er erkennt, wenn eine Frage in Richtung persönlicher, psychosozialer oder rechtlich sensibler Beratung geht. Dann soll er klar an die ZSB oder an andere zuständige Beratungsstellen verweisen.
Erzählen Sie kurz etwas über das Projekt und die Förderung.
Das Vorhaben ist als einjähriges Pilotprojekt angelegt und wird durch hochschuleigene Mittel finanziert. Die Förderung ermöglicht es uns, die Entwicklung und Erprobung des Chatbots voranzutreiben. Die Umsetzung erfolgt voraussichtlich in Kooperation mit externen Dienstleistern, die die technische Seite des Projekts abdecken sollen. Die fachliche Steuerung und inhaltliche Begleitung liegen bei der Projektstelle in der Zentralen Studienberatung. Während der Pilotphase werden wir den Einsatz des Chatbots begleiten und auswerten, um Potenziale, Grenzen und mögliche Weiterentwicklungen zu identifizieren. Das Projekt ist zugleich ein Baustein der KI-Aktivitäten der Hochschule Esslingen und soll dazu beitragen, digitale Serviceangebote zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.
Welche Hürden und Herausforderungen sind bei dem Projekt zu beachten?
Eine zentrale Herausforderung ist der Datenschutz. Gerade im Beratungskontext müssen wir sehr sorgfältig prüfen, welche Daten verarbeitet werden, welche Informationen der Chatbot geben darf und wo klare Grenzen gesetzt werden müssen. Deshalb legen wir von Anfang an großen Wert auf eine gute Zusammenarbeit und einen engen Austausch mit den zuständigen Stellen. Eine weitere Herausforderung ist die Qualitätssicherung. Der Chatbot darf keine falschen, veralteten oder missverständlichen Informationen geben. Dafür braucht es eine klar definierte und gut gepflegte Wissensbasis sowie regelmäßige Überprüfung. Außerdem ist die Abstimmung mit verschiedenen Bereichen der Hochschule wichtig. Ein solches Projekt betrifft nicht nur die ZSB, sondern auch Themen wie IT, Datenschutz, Kommunikation, Studierendenservice, Studienfachberatung und gegebenenfalls verschiedene Gremien. Und schließlich geht es auch um Akzeptanz: Studierende müssen dem Angebot vertrauen können. Deshalb ist es wichtig, transparent zu machen, was der Chatbot kann, was er nicht kann und wann eine persönliche Beratung sinnvoll ist.
Ein Blick in die Zukunft: Wie könnten sich Studieninteressierte und Studierende künftig auf der Website informieren?
Perspektivisch soll der Chatbot sowohl im Internet als auch im Intranet verfügbar sein. Studieninteressierte könnten dann direkt auf der Website erste Fragen stellen, zum Beispiel zur Bewerbung, zu Studiengängen, zum Hochschulwechsel oder zu Beratungsangeboten. Über das Intranet könnten immatrikulierte Studierende Informationen zu studienorganisatorischen Fragen erhalten, etwa zu Fristen, Prüfungen, Ansprechpersonen oder Unterstützungsangeboten. Unser Ziel ist, dass Informationen schneller gefunden werden und besser verständlich sind. Der Chatbot soll nicht nur Links ausgeben, sondern erste Orientierung geben und die nächsten sinnvollen Schritte aufzeigen. Gleichzeitig soll er immer klar machen: Bei persönlichen, komplexen oder belastenden Anliegen bleiben die ZSB und andere zuständige Anlaufstellen, etwa der Studierendenservice oder die Studienfachberatung, weiterhin direkt ansprechbar.
Über das Chatbot-Projekt hinaus bieten Sie für Studierende auch KI-Schulungen an?
Ja, die ZSB bietet einmal pro Semester eine Veranstaltung zum Umgang mit KI im Studium an. Sie richtet sich an Studierende und ist grundsätzlich auch für Hochschulangehörige interessant. Uns geht es dabei nicht nur um die technische Nutzung von KI-Tools. Wichtig ist vor allem ein reflektierter Umgang: Was kann KI gut? Wo liegen Grenzen? Wie kann ich KI sinnvoll für Lernen, Strukturierung oder Orientierung nutzen? Und worauf muss ich achten, zum Beispiel bei Datenschutz, Quellenkritik oder wissenschaftlichem Arbeiten? Das passt gut zu unserem Beratungsverständnis: Wir möchten Studierende nicht nur informieren, sondern sie dabei unterstützen, gute Entscheidungen zu treffen und selbstständig handlungsfähig zu bleiben.
Vielen Dank für das Gespräch, Frau Lampson!
