Leitfaden zur Versendung "allestud"

Hin und wieder werden von der Verwaltung und der AStA der Hochschule Esslingen E-Mails an alle Studierende versendet. Die Liste aller Studierenden wird in der Majordomo-Liste allestud@hs-esslingen.de zusammengeführt. Leider bekommen die AbsenderInnen (z. B. AStA, Pressereferat, Rechenzentrum, Studentische Abteilung) ab und zu Beschwerden von Studierenden, dass sie keine „Spam-Mails“ von der Hochschule Esslingen erhalten wollen. Als Folge steigt bei den MitarbeiterInnen die Hemmschwelle, die für alle Studierende durchaus wichtigen E-Mails zu verschicken.

Dieser Leitfaden wurde vom Pressereferat, Rektorat und dem AStA entwickelt, um Sendeberechtigten der allestud-E-Mail-Liste Tipps und Hinweise zu geben, wie sich Beschwerden minimieren lassen können. Des Weiteren soll dieser Leitfaden den Sendeberechtigten Mut machen, Informationen ohne schlechtes Gewissen verschicken zu können. Damit ist außerdem eine Gleichbehandlung aller Anfragenden gewährleistet, da auf eine allgemeine Richtlinie verwiesen werden kann. Die Sendeberechtigten verpflichten sich zur Einhaltung dieses Leitfadens. Die Wirksamkeit dieses Leitfadens wird durch die AutorInnen nach einem Semester geprüft und ggf. angepasst. Bei Rückfragen zur Umsetzung dieses Leitfadens steht Ihnen Frau Mack gerne zur Verfügung.

• Die Hochschule Esslingen hat eine Informationspflicht gegenüber ihren Studierenden
• Die Versendung von E-Mails ist kostengünstig, ohne großen Aufwand zu leisten und schnell am Studierenden.
• Studierende sollen den Umgang mit E-Mail lernen, da sie dies auf das Berufsleben vorbereitet.

„Alles, was den Studierenden der Hochschule Esslingen nützlich ist. “
Für die Verbreitung einer Rundmail ist vor allem das ALLGEMEINE INTERESSE für die Mehrheit der Studierenden zu berücksichtigen. Der Inhalt muss die Generierung von über 5.000 E-Mails rechtfertigen. Sie dient der effektiven Verbreitung von Informationen.

Dazu gehören:

• Mitteilung über Erlasse, Studientermine, Termine zum Rücktritt von Prüfungen, Prüfungstermine etc. (Stud. Abteilung)
• Mitteilung über neue Publikationen (Studienführer, Hochschulkalender, Spektrum) Aufruf zum Schreiben eines Artikels im Hochschulmagazin (Referat für Öffentlichkeitsarbeit)
• Informationen des Rektorats, z. B. hochschulweite Neuerungen, Veranstaltungen
• Informationen zu hochschulweiten Veranstaltungen (z. B. Industrietag, zentrale interessante Vorträge)
• Information zur Studierendenvollversammlung, Terminhinweise zu Seminaren (z. B. MS Office), Hochschulweite Partys z.B. WI-Fest, Stallfest, 4er-Fest (Versendung nur über AStA)
• Hinweis zu Störungen und umfangreiche Änderungen an EDV-Diensten
• Umfrage der Hochschule Esslingen (z. B. zur familiengerechten Hochschule, zum Hochschulmagazin), höchstens 2x jährlich
• Informationen an Studierende über Finanzierungshilfen (Stipendien)
• Informationen der Bibliothek (Bibliothek)

Nicht verschickt werden:

• Umfragen externer Universitäten
• Werbung externer Firmen
• E-Mails von Parteien
• E-Mails von Stellengesuchen
• E-Mails zur Verteilung von Newslettern
• E-Mails zu Veranstaltung einzelner Fakultäten
• E-Mails von Ankündigungen von Veranstaltungen, die in den Veranstaltungskalender der Hochschule Esslingen aufgenommen wurden.

Im Zweifelsfall sollte im Referat für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing (Frau Cornelia Mack, Tel. 0711.397-3008, presse(at)hs-esslingen.de) nachgefragt werden.

Folgende Hochschulbereiche besitzen eine Sendeberechtigung:

• AStA
• Bibliothek
• Contact-As
• Didaktikzentrum
• Gleichstellungsbeauftragte
• Grundsatz- und Planungsabteilung
• Hochschulsport
• Institut für Fremdsprachen
• Prorektorat
• Rechenzentrum
• Referat für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing
• Rektorat
• Rennstall (Prof. Haken)
• Studentische Abteilung (Studierendensekretariat, Prüfungsamt)

Eine Berechtigung kann beim Referat für Öffentlichkeitsarbeit beantragt werden. Alle Sendeberechtigten befinden sich darüber hinaus auch auf der Empfängerliste, so dass gegenseitig eine qualitative Kontrolle erfolgen kann.

Sofern der zu verschickende Inhalt nicht alle Studierenden betrifft, soll die E-Mail an die betreffende ZIELGRUPPE verschickt werden, dafür wurden spezielle Majordomo-Listen angefertigt z. B. Verteiler der Fakultäten:

• an-allestud
• bw-allestud
• fz-allestud
• gl-allestud
• gp-allestud (ME und WI zusammen)
• it-allestud
• mb-allestud
• me-allestud
• sp-allestud
• vu-allestud
• wib-allestud (WI in GP)

Als Richtwert sollte max. eine E-Mail im Monat pro Abteilung verschickt werden. In besonderen Fällen kann davon abgewichen werden.

• Wählen Sie einen aussagekräftigen E-Mail-Betreff.
• Gut: „Hinweis zur Prüfungsanmeldung“
• Schlecht: „Zur Information“
• Zusammenfassung: Schreiben Sie am Anfang der E-Mail kurz, um was es geht und wenn es betrifft, sofern die Information nicht schon aus dem Betreff hervorgeht. Wenn es sich bei dem Inhalt um wenige Zeilen handelt, kann eine Zusammenfassung entfallen.
• Nachrichtenlänge: Die/der EmpfängerIn sollte die E-Mail nicht scrollen müssen. Wenn es sich um eine längere Information handelt, legen Sie den Text online ab und verlinken Sie darauf.
• Layout:
• Hervorhebungen: Verzichten Sie auf HTML. Einige E-Mail-Programme können HTML - teilweise aus Sicherheitsgründen - nicht darstellen.
• E-Mail-Programme wie Thunderbird haben eingebaute Formatierungszeichen, die das Wort dazwischen bei der Empfängerin/beim Empfänger entsprechend formatiert
• Keine Dateianhänge: Dateien sollten stattdessen verlinkt werden. Anderenfalls belegt diese Rundmail zuviel Speicherplatz auf dem Mailserver
• Unterschreiben Sie mit Ihren kompletten Absenderdaten, damit die/der EmpfängerIn weiß, an wen er sich wenden muss. (siehe auch unter www.hs-esslingen.de/cd Corporate Communication)
• Lassen Sie ggf. den gesamten Inhalt vor dem Absenden von einer/einem Kollegin/Kollegen überprüfen. Stimmen die Daten, Termine und die Links?
• E-Mail-Programme wie Thunderbird haben eingebaute Formatierungszeichen, die das Wort dazwischen bei der Empfängerin/beim Empfänger entsprechend formatiert

Beispiele:
 /test/  /test/
 *test*  *test*
 _test_  _test_
Dokumente zum Abschnitt: handlungsempfehlung_beispiele.pdf

Dieser Anhang wird automatisch jeder allestud-E-Mail angehängt:

Sie sind Studentin/Student der Hochschule Esslingen. Die Hochschule Esslingen nimmt ihre Informationspflicht ernst. Deshalb erhalten Sie diese E-Mail, die Sie über Studienangelegenheiten und wichtige Termine unterrichtet. Die Richtlinie zur Versendung von E-Mails an die Studierenden finden Sie unter www.hs-esslingen.de/presse/anleitungen.
Verabschiedet durch die Hochschulleitung, dem AStA und dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing im Oktober 2006.