Allgemeine Information zur Umstellung des Drucksystems der HE

Mit Wirkung vom 01.09.2015 werden die Drucker/Kopierer des zentralen Drucksystems sowie die Hausdruckereien an allen drei Standorten von der Fa. Inepro betreut.

Darüberhinaus erfolgt ab Mitte September der schrittweise Austausch der datennetzgebundenen Arbeitsplatzdrucker gegen neue Geräte. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die Fa. Inepro die Wartung und den Support auch für diese Geräte.

Während der Umstellung kommt es teilweise zu Betriebseinschränkungen. Nachfolgend erhalten Sie hierzu genauere Informationen. Der neueste Eintrag ist immer oben.

 

Die Umstellung beinhaltet:

  • die Ablösung der Hausdruckerei
  • den Austausch der zentralen Drucker/Kopierer
  • den Austausch der datennetzgebundenen Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker

Die damit verfolgten Ziele sind:

  1. Verbesserung des Services: Bestandteil des Vertrags ist ein Vor-Ort-Service, auch für die Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker. Bei Störungen an Geräten werden diese vom Inepro -Service (Hausdruckerei) behoben. Anbei finden Sie die Service-Level-Zeiten. Beispielsweise müssen Drucker/Kopierer innerhalb von 8h wieder betriebsbereit sein. Störungen können an den Geräten auch proaktiv erkannt werden. Es werden Störungsmeldungen der Geräte über eine LAN-Verbindung zum Management-Service gesendet, der dann unter Umständen schon vor Ausfall eines Geräts eine Ersatzteilbeschaffung auslösen und der Techniker avisieren kann. Ausfallzeiten werden dadurch minimiert.
  2. Vereinfachung bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial: Da die Kosten für Toner im Vertrag enthalten sind, sind diese besser planbar. Die Kostenberechnung erfolgt über Clickpreise (kalkulierter Preis pro Seite). Die Bestellung von Verbrauchsmaterial kann von jedem Benutzer bei der Hausdruckerei selbst vorgenommen werden.
  3. Reduzierung auf wenige Geräten- und Tonertypen: Bisher gibt es noch eine gewisse Anzahl von unterschiedlichen Geräten. Durch die Reduzierung auf wenige Gerätetypen und damit Tonertypen kann ebenfalls die Beschaffung von Verbrauchsmaterial vereinfacht werden.
  4. Neuester Stand der Technik:  Alle Drucker entsprechen der neuesten Technologie und sind nach den neuesten Umweltkriterien zugelassen.
  5. Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker: Die bisher vom RZ angebotenen Arbeitsplatzdrucker von Brother sind herstellerseitig bereits alle abgekündigt. Um auch hier eine Verbesserung im Service und in der Qualität der Drucker zu erreichen, wurden diese mit in die Ausschreibung aufgenommen.
  6. Transparenz: Schaffung von Transparenz bei den Druck- und Kopierkosten. Über das Chipkarten-Management-System ist eine Zuordnung der Kosten centgenau auf Kostenstellen wie Fakultäten und Abteilungen möglich.

Zeitlicher Ablauf der Umstellung des Drucksystems

Abbau der alten Drucker/Kopierer (Fa. Mimeo)

Ab dem 03.08 sind die Hausdruckereien am Standort Göppingen und am Standort Flandernstraße geschlossen.

Daher wird der alte Druckeranbieter, die Fa. Mimeo die Hausdruckereien in Göppingen und in der Flandernstraße ab dem 10.08 räumen.

Die Hausdruckerei am Standort Stadtmitte wird noch bis zum 28.08 von der Fa. Mimeo weiterbetrieben (Öffnungszeiten: 9:00 - 14:00 Uhr).

Um eine Grundversorgung bis zum 28.08 aufrecht zu erhalten, werden pro Standort Drucker/Kopierer für die Nutzung mit der alten Chipkarte belassen.

Übersicht der Geräte für die Grundversorgung an der HE

Göppingen

Flandernstraße

Stadtmitte

G04.016_2

F01.012

Hausdruckerei
(2 Maschinen)

G04.016_3

F01.125a

S01.025a_

F01.513_1

S01.142a

F01.513_2

S07.002

S08.009

S13.114

Alle anderen Drucker/Kopierer werden ab dem 10.08. sukzessive abgebaut. Die oben aufgelisteten restlichen Drucker/Kopierer inkl. PayCons und die aus der Hausdruckerei Stadtmitte werden am 27./28.08 entfernt. Geplant ist, dass alle alten PayCons während der Umstellung für die Zeiterfassung aktiv bleiben.

 

Aufbau der neuen Drucker/Kopierer (Fa. Inepro)

In der Zeit vom 17.08. bis 28.08. werden die neuen Drucker/Kopierer (inkl. der in den Hausdruckereien) von der Fa. Inepro installiert und konfiguriert.

Die Standorte/Stellplätze der neuen Drucker/Kopierer werden sich nicht ändern. Die neuen PayCons sind direkt an die Drucker/Kopierer montiert.

Zusätzlich zu den bisherigen PayCons (ohne einen Drucker/Kopierer) werden drei weitere PayCons lediglich für die Zeiterfassung voraussichtlich an den folgenden Standorten platziert:

 Standort Flandernstraße

  • 1 PayCon Gebäude 2 - Bauteil H
  • 1 PayCon Gebäude 2 - Bauteil D

Standort Göppingen

  • 1 PayCon Gebäude 1 - langer Gang

Karten-Guthaben

Die Guthaben auf den alten Chipkarten verfallen nicht und werden auf das Guthabenkonto der neuen Chipkarten übernommen. Die Übertragung der Karten-Guthaben ist für den Nachmittag des 28.08., bzw. den Vormittag des 31.08. vorgesehen.

Umstellung der Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker

Der Austausch der netzwerkseitig angebundenen Arbeitsplatzdrucker erfolgt ab Mitte September und innerhalb von 6 - 8 Wochen. Es sollen alle  Geräte getauscht werden und es werden entsprechende Lagermöglichkeiten bereitgestellt. Geräte die nicht mehr richtig funktionieren oder älter als ein Jahr sind können beim Austausch entsorgt werden. Neuwertige Geräte werden zentral eingelagert. Möglichkeiten hierzu werden von der Technischen Abteilung geschaffen.

In Zusammenarbeit mit den EDV-Ansprechpartnern der Fakultäten wird eine Standortliste der Geräte erstellt. Auf Basis dieser Liste wird standort- und gebäudeweise der Austausch der Arbeitsplatzdrucker erfolgen. Alle Nutzer, die zukünftig die neuen Arbeitsplatzdrucker verwenden, werden nochmals zeitnah über den Austausch informiert.

Falls es spezielle Arbeitsplatzdrucker gibt, die für den dienstlichen Bedarf aufgrund von besonderen Funktionalitäten zwingend erforderlich sind, können natürlich weiterhin genutzt werden.

Nicht-netzwerkangebundene Arbeitsplatzdrucker

Nicht-netzwerkangebundene Arbeitsplatzdrucker sind von der Umstellung nicht betroffen. Aber auch hier gilt für zukünftige Erneuerungen der Drucker, dass Sie sich an die angebotenen Modelle des Druck- und Kopieranbieters halten, damit eine einheitliche Versorgung sowie vereinfachte Beschaffung von Tonertypen und  von Verbrauchsmaterial gewährleistet ist.

Neue Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker

Alle neuen Arbeitsplatzdrucker sind multifunktionsfähige Farbdrucker (kopieren, drucken, scannen, faxen) vom Typ Ricoh SP C 252 SF.An Stellen mit größerem Druckaufkommen kann auch ein Drucker vom Typ Ricoh Aficio MP C305 SPF zum Einsatz kommen. Dies wird im Einzelfall vereinbart.  

Wartung und Service

Die Wartung der neuen Arbeitsplatzdrucker übernimmt die Hausdruckerei (Fa. Inepro). Alle erforderlichen Verbrauchsmaterialen werden ebenfalls von der Hausdruckerei zur Verfügung gestellt.

Für die Wartung/den Service der verbleibenden alten Arbeitsplatzdrucker ist jede Fakultät/Abteilung/Einrichtung weiterhin selbst verantwortlich.

Abrechnung

Die Drucke/Kopien/Scans an den neuen Arbeitsplatzdruckern werden über Fakultäts-/Abteilungs-/Projektkostenstellen abgerechnet.

Kopie/ Druck A4 sw0,060 brutto
Kopie/ Druck A4 Farbe0,200 brutto
Scan/ Fax sw/ Farbe 0,020 brutto

Service-Level-Zeiten

Service-Level-Zeiten bei Gerätestörungen/Störmeldungen an zentralen Drucker/Kopierer und auch an den Arbeitsplatzdrucker

 

Reaktionszeit: 2 Stunden

Lösungszeit: 8 Stunden

 

Die Service-Level-Zeiten haben folgende Definitionen:

„Arbeitstag“: Mo. bis Fr. mit Ausnahme von bundeseinheitlichen Feiertagen und Feiertagen in Baden-Württemberg

„Servicezeiten": Pro Arbeitstag mindestens von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr

„Reaktionszeit": Die Zeit ab Eingang einer Störungsmeldung, bis eine Rückmeldung des Auftragnehmers erfolgt (z.B. Rückruf durch den Auftragnehmer).

Lösungszeit“: die Zeit ab Eingang einer Störungsmeldung, bis die Störung behoben und das System/Gerät wieder funktionsfähig ist.

„Gerätestörung“: der Ausfall oder eine Fehlfunktion eines einzelnen Gerätes

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